Departamento Pessoal: prevenção de riscos e estratégia começam na rotina - Canal Unimed Paraná

Nem todo erro nas empresas começa com uma má intenção. Muitas vezes, ele surge de processos sem controle, acessos inadequados ou práticas que se repetem ao longo do tempo sem que sejam questionadas. Situações aparentemente simples, como o envio de um holerite pelo WhatsApp, o compartilhamento de uma planilha salarial ou o acesso indevido a informações médicas, podem representar riscos para as organizações.

Esse foi o ponto de partida da palestra “Compliance e LGPD no Departamento pessoal” conduzida por Lilian Anacleto, especialista em Departamento Pessoal (DP), empreendedora e palestrante. A atividade abriu a programação do período da tarde do 3º Encontro Atuarial, Contábil, Departamento Pessoal e Financeiro e trouxe reflexões sobre a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o compliance e a atuação preventiva das equipes de DP.

Com experiência em diferentes segmentos empresariais, Lilian destacou que muitos problemas identificados ao longo de sua trajetória estavam relacionados à ausência de processos bem definidos e de mecanismos de controle. “Quando a gente fala de LGPD e compliance, um dos riscos está justamente no ‘sempre fizemos assim’”, alertou.

A palestrante chamou a atenção para a necessidade de compreender quais informações são coletadas, armazenadas e compartilhadas pelas empresas. A LGPD estabelece regras para o tratamento de dados pessoais e dados pessoais sensíveis, que possuem classificações e níveis de proteção diferentes. Por isso, o cuidado deve estar presente em todas as etapas, desde o recebimento de documentos até o compartilhamento com outras áreas ou fornecedores.

Entre as medidas preventivas, Lilian destacou a revisão dos acessos aos sistemas e documentos, considerando as atribuições de cada profissional. Também é importante revisar permissões em mudanças de função, manter registros de acesso quando disponíveis e revogar as autorizações em casos de desligamento.

A relação entre Departamento Pessoal e Medicina do Trabalho também exige limites claros, especialmente no tratamento de informações médicas. O compartilhamento de dados deve respeitar a finalidade e a necessidade de acesso, evitando a circulação de informações que não sejam indispensáveis à atividade de quem as recebe.

O mesmo cuidado se aplica à relação com terceiros, como escritórios de contabilidade, empresas de benefícios e fornecedores de sistemas. Segundo a palestrante, a proteção de dados precisa ser considerada desde a contratação, com responsabilidades definidas e compartilhamento restrito às informações necessárias.

Compliance trabalhista e atuação preventiva

Na palestra, Lilian também abordou o compliance trabalhista, apresentado como o conjunto de regras aplicáveis e controles internos que orientam a atuação da empresa e ajudam a prevenir irregularidades. Para ela, esse trabalho precisa fazer parte da rotina. “O compliance deve ser uma ação constante, e não apenas quando ocorre alguma crise ou problema. Ele precisa ser contínuo justamente para evitar riscos”, explicou.

Essa postura está diretamente relacionada à evolução do Departamento Pessoal, que, segundo a especialista, vem assumindo uma atuação cada vez mais estratégica. A diferença está na forma de lidar com os problemas: enquanto um DP reativo corrige divergências depois que o erro acontece, um DP preventivo investiga as causas e estabelece controles para evitar que a situação se repita. “A correção sem causa-raiz não resolve”, argumentou Lilian.

Entre os pontos que exigem atenção estão o controle de jornada, intervalos e banco de horas; a folha de pagamento, rubricas e encargos; férias, afastamentos e rescisões; além do cumprimento de convenções coletivas de trabalho (CCTs), obrigações do eSocial e organização dos documentos.

No controle de jornada, por exemplo, o registro de ponto precisa refletir a realidade. A palestrante diferenciou situações como horas extras não autorizadas e horas efetivamente não trabalhadas, ressaltando que ajustes legítimos devem ter justificativa, aprovação e rastreabilidade.

Auditoria e responsabilidade compartilhada

Para transformar a prevenção em prática, Lilian apresentou um método de auditoria preventiva que pode ser aplicado pelas equipes. A proposta envolve selecionar uma amostra de registros e identificar as regras aplicáveis; conferir documentos, cálculos e evidências; classificar as causas, os impactos e a recorrência dos problemas; e, a partir dos resultados, corrigir falhas e acompanhar os planos de ação.

A responsabilidade pelos controles, segundo a especialista, não está concentrada apenas no DP. Gestores também participam do processo, ao aprovar jornadas e comunicar ocorrências, enquanto a equipe de Departamento Pessoal valida regras e mantém as evidências necessárias. Os fornecedores, por sua vez, devem observar os controles e as responsabilidades estabelecidos em contrato.

Durante a apresentação, a palestrante propôs situações para estimular a reflexão dos participantes: o envio de um holerite ao contato errado pelo WhatsApp; o pedido de um gestor para receber o atestado médico completo, incluindo o diagnóstico; a solicitação para excluir horas extras que foram efetivamente trabalhadas; e o pedido de um ex-empregado para que todos os seus dados sejam apagados.

Ao final, Lilian reforçou que a atuação estratégica do DP depende também de uma compreensão ampla do negócio. Conhecer os processos da área é fundamental, mas entender o funcionamento da organização permite identificar oportunidades, propor melhorias e demonstrar os resultados do trabalho realizado. “O DP estratégico não vai apenas corrigir erros. Ele vai criar processos e promover melhorias contínuas para evitá-los”, destacou.