Gestão Física e Eletrônica de Documentos

Elimine arquivos de papel de forma ágil e segura 

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Cerca de 1,0 milhão de documentos digitalizados por mês
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Mais de 485 milhões de documentos armazenados
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15 mil microfilmes x
20 mil imagens 
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Autorização Ministério
da Justiça

Central de Documentações GED/ECM

A Central de Documentações GED/ECM disponibiliza diversos serviços para a realização da gestão física e lógica de documentos. Confira ao lado ou faça um download do nosso infográfico.
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Mapeamento e Temporalidade Documental

Todos documentos são classificados e padronizados, de acordo com a sua área de atuação, o número de páginas, a data de recebimento e o histórico de revisões, de acordo com a Legislação e podendo ser acompanhados por meio da tabela de temporalidade. 

Organização e Logística Documental

Os documentos são coletados e transportados com total segurança até o ambiente da Unimed Central de Serviços-RS. Todo processo é acompanhado por um consultor que auxilia e monitora o procedimento.
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Armazenamento Físico de Documentos

A documentação recebida é armazenada em uma área de 1000m², com segurança 24h, monitoramento por câmeras, alarme contra incêndio, sensores de presença e fumaça, sistema de proteção de cargas atmosféricas, janelas de bloqueio de sol e calor e controle de infestação de insetos. Além disso, o local conta com acessos biométricos para todos os setores.  

Preparação, Higienização e Digitalização

Após um minucioso processo de preparação, higienização e organização dos documentos por tipo, ocorre a digitalização e indexação, que é realizada com uma produtividade de 150 páginas por minuto. Os documentos são armazenados no DataCenter e disponibilizados via internet, seguindo os principais padrões de segurança da informação e atendendo o crescimento do volume de seus documentos, de acordo com a necessidade.
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Legalidade

Microfilmagem
O laboratório de microfilmagem possui acesso biométrico, sala cofre protegida com porta corta fogo e controle de umidade e temperatura. Além disso, o Ministério da Justiça concede aos documentos microfilmados valor equivalente aos de papel. A garantia de preservação de microfilmes é de 100 anos (Certificado MJ nº 08026.0120099/2005-29).
Certificação Digital
A plataforma GED/ECM possibilita certificar múltiplos documentos com agilidade e eliminar os documentos físicos. Assinar um documento por meio de um Certificado Digital padrão ICP-Brasil é uma prática reconhecida pela lei, tendo o mesmo valor jurídico de um documento físico assinado e autenticado em um cartório.

Descarte Seguro de Documentos

O descarte dos documentos ocorre após rigorosa conferência dos arquivos digitalizados, de auditorias e de Certificação Digital e/ou Microfilmagem. A trituração acontece em micro pedaços que impedem a identificação de informações e o processo é acompanhado por responsáveis da Cooperativa, com ata de descarte contendo informações detalhadas das caixas/documentos a serem triturados, com cláusulas de responsabilidades frente à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
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Plataforma Tecnológica (GED/ECM)

A Plataforma tecnológica utiliza-se do sistema DocuWare, que possui controles de segurança que garante a rastreabilidade dos acessos, a monitoria do acervo documental e a integridade dos dados, em conformidade com a GDPR/LGPD. O acesso é disponibilizado via internet, seguindo os principais padrões de segurança da informação. 

Benefícios

Inúmeras vantagens e um excelente custo-benefício! 
Aproveitamento de espaço físico
Comprometimento com o meio ambiente

 

 

Padronização de índices por área
Facilidade de utilização

 

 

Integração com outros sistemas
Agilidade nos processos

 

 

Automação de processos documentais físicos
Amparo Legal

 

 

Eliminação do documento físico, tornando-o eletrônico
Acesso on-line

 

 

Redução de custo com cópias
Segurança da Informação

 

 

100 anos de garantia de preservação dos microfilmes
Melhor atendimento ao Cliente

Acompanhe o 4º Seminário de Gestão Eletrônica de Documentos e LGPD!


Evento que teve como objetivo identificar os impactos da falta de gestão de documentos no risco LGPD, evidenciar a importância da segurança e privacidade na gestão de documentos e apresentar soluções práticas para a gestão documental. 
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