POLÍTICA DE GESTÃO DA GUARDA DE DOCUMENTOS TERCEIRIZADA


2025
 
 
 
 
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO........................................................................................................................... 3
OBJETIVO................................................................................................................................ 3
ABRANGÊNCIA......................................................................................................................... 3
DEFINIÇÕES ou CONCEITOS-CHAVE........................................................................................ 3
DIRETRIZES GERAIS................................................................................................................ 4

 

Classificação e Tratamento da Informação................................................................................ 5
NÍVEL 1: PÚBLICA............................................................................................................ 5
NÍVEL 2: USO INTERNO.................................................................................................... 5
NÍVEL 3: CONFIDENCIAL.................................................................................................. 5
RESPONSABILIDADES............................................................................................................. 6
PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS.......................................................................................... 7
Diretrizes para Solicitação de Caixas para Arquivamento..................................................... 7
Diretrizes para Envio de Documentos para Guarda Externa.................................................. 7
Diretrizes Específicas para a Consulta de Documentos Armazenados.................................. 8
Diretrizes Específicas para a Guarda de Documentos......................................................... 8
Segurança Física do Acervo...................................................................................... 9
Controle de Acesso.......................................................................................... 9
Monitoramento por Vídeo................................................................................. 9
Restrição a Dispositivos................................................................................... 9
Diretrizes Específicas para o Empréstimo de Documentos........................................................ 10
Diretrizes Específicas para a Eliminação de Documentos........................................................... 10
Documentação e Evidências...................................................................................... 11
Termo de Eliminação de Documentos................................................................ 11
Certificado de Destruição.................................................................................. 11
Retenção das Evidências.................................................................................. 11
Base na Temporalidade.............................................................................................. 11
Execução Segura....................................................................................................... 11
Procedimento para Descarte Seguro de Mídias Removíveis.......................................... 12
Solicitação....................................................................................................... 12
Execução do Descarte...................................................................................... 12
Registro e Evidências....................................................................................... 12
Segurança no Uso, Transporte e Descarte de Mídias Removíveis......................................... 12
Quem pode utilizar (Autorização).............................................................................. 12
Em quais situações o uso é permitido..................................................................... 13
Quais medidas de proteção devem ser aplicadas..................................................... 13
ACESSO AO DOCUMENTO................................................................................................... 13
DIVULGAÇÃO....................................................................................................................... 14
VIGÊNCIA............................................................................................................................. 14
HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES.............................................................................................. 14

 

Anexo I: Tabelas de Temporalidade........................................................................................... 15
 
 
 
 
  1. INTRODUÇÃO
Para proteger os ativos de informação da Unimed, esta política institui as diretrizes para o manuseio de documentos em seus formatos físicos e digitais. Alinhada à Política de Segurança da Informação, esta norma estabelece que toda informação seja classificada segundo seu nível de confidencialidade. O tratamento dos documentos segue critérios administrativos e técnicos para proteger os dados contra acessos indevidos ou incidentes, em observância à Lei nº 13.709/2018 (LGPD).
  1. OBJETIVO
O principal objetivo é normatizar a gestão centralizada do ciclo de vida dos documentos da organização. Isso assegura que todos os registros sejam manuseados com organização, segurança, rastreabilidade e em conformidade com as exigências legais, incluindo os serviços prestados pela empresa terceirizada responsável pela guarda externa, desde sua criação até o destino final. As normas aqui presentes aplicam-se a todos os setores da [Sua Unimed] e a todos os documentos físicos sob sua guarda.
  1. ABRANGÊNCIA
As diretrizes aqui descritas são aplicáveis a todos os colaboradores e setores da Unimed de Taubaté Cooperativa de Trabalho Médico, bem como a qualquer terceirizada, no caso, ARMAFILE, que preste serviços de guarda ou gerenciamento de documentos físicos em nome da Unimed. A política engloba todos os documentos físicos sob a responsabilidade da organização, independentemente do seu formato ou suporte, a empresa contratada estará sob a égide desta política.
  1. DEFINIÇÕES ou CONCEITOS-CHAVE
 
Unimed: Unimed de Taubaté Cooperativa de Trabalho Médico.
 


Ciclo de vida do documento: Conjunto de etapas que um documento percorre desde sua criação até sua eliminação.
Descarte: Ato de retirar um documento da fase corrente e transferi-lo para a fase intermediária ou permanente.
Documento físico: Qualquer registro de informação em suporte tangível, como papel, microfilme ou fotografia.
Mídia Removível: Qualquer dispositivo de armazenamento de dados portátil que pode ser facilmente conectado e desconectado de um computador, ou dispositivo, utilizado para transportar informações. Exemplos incluem, mas não se limitam a: pendrives, HDs externos, CDs, DVDs e cartões de memória.
Eliminação: Processo de destruição definitiva e irreversível de um documento, realizado de maneira segura e irreversível.
Tabela de Temporalidade: Documento que define os prazos de guarda mínimos para cada tipo de documento.
  1. DIRETRIZES GERAIS
A guarda de documentos da Unimed é realizada pela ARMAFILE. Toda informação deve ser classificada quanto ao seu nível de confidencialidade.
A gestão documental abrange todo o ciclo de vida dos documentos, o ciclo de vida documental é o conjunto de etapas que um documento percorre desde sua criação até sua destinação final, seja a guarda permanente ou a eliminação. Este procedimento abrange todas as fases essenciais: recebimento para guarda externa, armazenamento, consulta, empréstimo (retirada do arquivo) e eliminação.
Para realizar as operações no portal, é necessário um computador com acesso à internet e à rede interna.
 
 
Classificação e Tratamento da Informação
Toda informação deve ser classificada quanto ao seu nível de confidencialidade, conforme detalhado abaixo. O tratamento adequado em cada fase do ciclo de vida do documento deve seguir estas diretrizes.
NÍVEL 1: PÚBLICA

Definição: Informação que pode ser divulgada para qualquer pessoa, interna ou externamente, sem causar danos à Unimed.
Tratamento: Não exige controles de segurança específicos para seu armazenamento ou descarte.
NÍVEL 2: USO INTERNO

Definição: Informação destinada exclusivamente aos colaboradores da Unimed. Sua divulgação não autorizada pode causar embaraços ou perdas de vantagem competitiva.
Tratamento: Deve ser manuseada com o devido cuidado para evitar vazamentos. No descarte, deve ser destruída por métodos que impeçam sua leitura (ex: fragmentação). O envio para guarda externa segue o procedimento padrão.
NÍVEL 3: CONFIDENCIAL

Definição: Informação altamente sensível e restrita a um pequeno grupo de pessoas com real necessidade de conhecimento. Seu vazamento pode gerar graves impactos financeiros, legais ou de imagem para a empresa.
Tratamento:

Armazenamento local: Deve ser guardada em armários ou salas com acesso restrito (trancados).
 


Envio para guarda externa: Deve ser identificado no inventário do portal com a observação "CONFIDENCIAL".
Consulta e Empréstimo: A solicitação de consulta ou empréstimo de documentos confidenciais exige uma aprovação adicional do gestor do solicitante e do setor de Compliance e LGPD.
Eliminação: A eliminação deve ser tratada com prioridade e o Certificado de Destruição é mandatório.

 
  1. RESPONSABILIDADES


Colaboradores: Devem rotular as caixas de arquivo corretamente e inserir as informações dos pedidos na plataforma. Solicitar autorização formal para o uso de mídias removíveis, garantir a aplicação das medidas de segurança (como criptografia) nos dispositivos sob sua posse e solicitar o descarte seguro ao Setor de TI ao final do uso.
Compliance e LGPD: É responsável por auditar o cumprimento dos prazos e a existência das evidências de eliminação, revisar a tabela de temporalidade, promover a divulgação das normas, organizar e registrar treinamentos periódicos sobre esta política e aprovar os processos de eliminação de documentos.
Gestor de Contratos: Administra os acessos à plataforma e gerencia o recebimento dos relatórios de custos. Avaliar e autorizar tecnicamente as solicitações de uso de mídias removíveis, fornece dispositivos seguros e previamente criptografados sempre que possível, definir as configurações de segurança (como bloqueio de portas USB) e executar o descarte seguro (físico ou lógico) das mídias, emitindo os respectivos registros de destruição.
Gestores: Têm a função de acompanhar a aplicação da tabela de temporalidade para os documentos de sua área, apoiar suas equipes e dar o aval para a eliminação de
 


documentos. Aprovar a necessidade de uso de mídias removíveis por suas equipes, limitando a permissão apenas às situações estritamente necessárias para a operação.

 
  1. PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
 
    1. Diretrizes para Solicitação de Caixas para Arquivamento

Para obter as caixas e etiquetas necessárias, o colaborador deve enviar um e- mail para confidencial . No pedido, é preciso indicar o endereço para a entrega, preencher os dados do solicitante e especificar que a entrega será feita pela ARMAFILE. Se houver urgência, essa opção deve ser marcada, com ciência dos custos adicionais. Finalmente, informa-se a quantidade de caixas necessária antes de submeter o pedido.
    1. Diretrizes para Envio de Documentos para Guarda Externa

Antes de tudo, cada setor deve manter uma planilha de controle que detalhe o conteúdo de cada caixa e seu respectivo código de etiqueta, garantindo a rastreabilidade dos documentos. O recebimento de documentos para guarda externa pela ARMAFILE segue um processo estruturado.
      1. Controle Prévio: Cada setor deve possuir uma planilha ou documento de controle com a descrição do conteúdo de cada caixa a ser enviada e o respectivo código da etiqueta.
    2. Diretrizes   Específicas  para   a   Consulta   de          Documentos Armazenados
O processo para solicitar um documento arquivado inicia-se via e-mail confidencial  com uma "Nova Solicitação" do tipo "Devolução". Inclua no e-mail todas
 



as informações necessárias, como seus dados e o endereço para o qual o arquivo deve ser enviado. Descreva claramente o arquivo desejado, informando a caixa em que ele está acondicionado e a etiqueta correspondente, para que possa ser localizado no inventário e adicionado à solicitação. Após revisar o resumo das informações, envie o e-mail para prosseguir com o pedido.
    1. Diretrizes Específicas para a Guarda de Documentos

A guarda dos documentos é uma fase controlada que visa garantir a segurança e a integridade da informação.
Terceirização: A guarda de documentos da Unimed é uma atividade centralizada e realizada pela ARMAFILE.
Classificação: Toda informação deve ser classificada quanto ao seu nível de confidencialidade, em conformidade com a Política de Segurança da Informação.
Temporalidade: O tempo de guarda de cada documento é definido pela Tabela de Temporalidade, que estabelece os prazos mínimos de armazenamento. Os gestores de cada setor são responsáveis por monitorar a tabela de temporalidade referente aos seus documentos.
Responsabilidades: A gestão dos acessos à plataforma e o controle de custos são de responsabilidade do Gestor de Contratos. O setor de Compliance e LGPD realiza auditorias para verificar o cumprimento dos prazos e revisar a tabela de temporalidade.
      1. Segurança Física do Acervo

A     ARMAFILE,     responsável    pela     guarda    externa,     deve                   assegurar contratualmente os seguintes requisitos mínimos de segurança física para o acervo:
 
 
        1. Controle de Acesso

O acesso às áreas de armazenamento físico será restrito e monitorado por um sistema de controle eletrônico que registre, de forma individualizada, toda entrada e saída de pessoas autorizadas.
        1. Monitoramento por Vídeo

Todo o acervo documental deverá ser monitorado integral e ininterruptamente por um sistema de câmeras de segurança (CFTV), com as gravações armazenadas por um período mínimo a ser definido em contrato.
        1. Restrição a Dispositivos

É vedado o acesso de pessoas às áreas de guarda portando dispositivos eletrônicos com capacidade de reprodução de documentos, tais como smartphones, scanners portáteis, tablets ou câmeras fotográficas, salvo sob autorização prévia e formal da Unimed.

 
  1. Diretrizes Específicas para o Empréstimo de Documentos
O empréstimo corresponde à solicitação de retirada física de um documento ou caixa do arquivo da ARMAFILE para uso na Unimed de Taubaté.
Solicitação no Portal: O pedido de empréstimo é feito via e-mail confidencial
.

Para solicitar a devolução de um documento por e-mail, informe que se trata de uma Devolução e inclua todos os dados do solicitante, bem como o endereço para o qual o documento deve ser enviado. Caso a devolução seja urgente, indique essa necessidade  no  e-mail,  ciente  de  que  poderão  haver  custos  adicionais. Se o documento for marcado como CONFIDENCIAL, a solicitação enviada por e-mail
 



seguirá um fluxo de aprovação interna, envolvendo o gestor da área e o setor de Compliance e LGPD, antes de ser encaminhada à ARMAFILE para processamento.
Adicionar ao Pedido: Após buscar o documento no inventário (conforme o processo de consulta), clique em "adicionar" para incluir o item na solicitação de empréstimo. É possível adicionar mais de um item ao mesmo pedido.
Envio: Verifique o resumo do pedido e envie a solicitação para que a ARMAFILE realize a entrega.

 
  1. Diretrizes Específicas para a Eliminação de Documentos

A eliminação é a última fase do ciclo de vida, a eliminação de documentos é realizada pela ARMAFILE e deve ser feita de forma segura e irreversível, através de métodos como a fragmentação. Todo processo de descarte deve obedecer aos prazos definidos na Tabela de Temporalidade e ser devidamente documentado para auditoria.
    1. Documentação e Evidências

Todo processo de eliminação deve ser documentado para garantir a rastreabilidade e a conformidade para fins de auditoria. A responsabilidade pela guarda dessas evidências é do setor de Compliance e LGPD. A documentação deve incluir, no mínimo:
      1. Termo de Eliminação de Documentos

Um registro formal, aprovado pelo Gestor da área e pelo setor de Compliance e LGPD, listando as caixas e documentos que foram eliminados.
 
 
      1. Certificado de Destruição

Documento emitido pela ARMAFILE que comprove a data, o método utilizado (ex: fragmentação) e a efetiva destruição irreversível dos documentos listados.
      1. Retenção das Evidências

O Termo de Eliminação e o Certificado de Destruição devem ser arquivados permanentemente pelo setor de Compliance e LGPD para comprovar o ciclo de vida do documento.
    1. Base na Temporalidade

A eliminação deve ser fundamentada nos prazos definidos na "Tabela de Temporalidade Documental". A aprovação dos Gestores e do setor de Compliance e LGPD é necessária.
    1. Execução Segura

A eliminação é realizada pela ARMAFILE. Devem ser utilizados métodos seguros e irreversíveis, como fragmentação, incineração ou trituração.
    1. Procedimento para Descarte Seguro de Mídias Removíveis
 
      1. Solicitação

O colaborador que necessita descartar uma mídia removível (por dano, desuso ou substituição) deve abrir um chamado para o Setor de TI, entregando o dispositivo fisicamente.
      1. Execução do Descarte

O Setor de TI realizará o descarte seguro, utilizando um dos seguintes métodos:
 


Sanitização de Dados: Uso de software especializado que sobrescreve os dados de forma irreversível (data wipe), para casos de reaproveitamento do dispositivo.
Destruição Física: Trituração, perfuração ou desmagnetização do dispositivo para inutilizá-lo permanentemente.
      1. Registro e Evidências

Para cada descarte, o Setor de TI deverá gerar um Termo de Destruição de Mídia, contendo a data, o tipo de dispositivo, o método utilizado e o nome do responsável pela execução.
  1. Segurança  no   Uso,   Transporte  e   Descarte   de    Mídias Removíveis
Para mitigar os riscos de vazamento de informações confidenciais e dados pessoais, o uso de mídias removíveis deve seguir controles rigorosos.
    1. Quem pode utilizar (Autorização)

O uso de mídias removíveis é restrito e deve ser formalmente solicitado pelo colaborador, com aprovação de seu gestor direto e do Gestor de TI.
A permissão será concedida com base na real necessidade da função, sendo reavaliada periodicamente.
    1. Em quais situações o uso é permitido

O uso é permitido apenas em situações excepcionais onde a transferência de informações pela rede ou pela Plataforma não seja viável.
É proibido o uso de mídias removíveis particulares. Apenas dispositivos fornecidos e homologados pelo Setor de TI poderão ser utilizados.
 


É vedado o transporte de informações classificadas como CONFIDENCIAIS em mídias removíveis, salvo em casos de extrema necessidade e com a aprovação adicional do setor de Compliance e LGPD.
    1. Quais medidas de proteção devem ser aplicadas

Criptografia: Toda mídia removível autorizada para uso corporativo deve, obrigatoriamente, ser protegida com criptografia (ex: BitLocker), com senha forte gerenciada pelo Setor de TI.
Análise de Malware: Antes de qualquer uso, a mídia deve ser verificada por um software antivírus atualizado.
Transporte Seguro: Durante o transporte fora das instalações da empresa, a mídia deve ser mantida em local seguro e discreto para evitar perda ou furto.
Descarte Seguro: É estritamente proibido descartar mídias removíveis em lixo comum. O descarte deve seguir o procedimento operacional específico.
  1. ACESSO AO DOCUMENTO
Esta Política e seus documentos associados estarão disponíveis nas plataformas internas da empresa para todos os colaboradores. A presente Política e demais documentos a ela associados estarão disponíveis na plataforma para os colaboradores, e para os parceiros, clientes e demais partes interessadas, estará disponível            na            plataforma             da             empresa,             no             link: https://www.unimed.coop.br/site/web/taubate
  1. DIVULGAÇÃO
Esta política e suas atualizações devem ser divulgadas a todos os colaboradores e partes interessadas que se relacionem com a Unimed, por meio de comunicados
 


internos, intranet e treinamentos formais registrados, garantindo o entendimento sobre a classificação e o tratamento adequado das informações.
  1. VIGÊNCIA

Esta política entra em vigor na data de sua aprovação e assinatura.
Integrante(s) envolvido(s):
Diretores, Comitê Gestor de Privacidade de Dados e Segurança da Informação da Unimed.
  1. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES
 
EMISSÃO
REVISÃO
DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO
ELABORADO POR
APROVADO POR

18/11/2025

001

Adaptação do documento para a nova empresa responsável pelo arquivo.
Bruna Reis Contratos e ANS
FERNANDO LUIZ TEIXEIRA
Diretor Presidente




 
Anexo I: Tabelas de Temporalidade
 
TABELA DE TEMPORALIDADE
SAÚDE

Tipo de documento (nome)
Composição do documento (anexos)
Tempo de guarda
Lei nº

OBS.
 

 



GUIAS DE CONSULTAS (CARTÃO E MANUAIS)
Formulários, comprovantes, relatórios, anexos complementares e documentos vinculados ao atendimento.


5 anos/20 anos/ indeterminad o
Se for documento de cunho puramente financeiro/contábil Art. 173 e 174 CTN. Se for documentos considerados integrantes de prontuário médico Art. 8º, Resolução do CFM n.º 1821/2007
5 anos para documento de cunho puramente financeiro
Se integrante de prontuário médico físico 20 anos
Se integrante de prontuário eletrônico indeterminado




GUIAS DE EXAMES
Formulários, laudos, comprovantes, relatórios e documentos adicionais relativos ao exame.


5 anos/20 anos/ indeterminad o
Se for documento de cunho puramente financeiro/contábil Art. 173 e 174 CTN. Se for documentos considerados integrantes de prontuário médico Art. 8º, Resolução do CFM n.º 1821/2007
5 anos para documento de cunho puramente financeiro
Se integrante de prontuário médico físico 20 anos
Se integrante de prontuário eletrônico indeterminado





GUIAS DE EXAMES
Formulários, laudos, comprovantes, relatórios e documentos adicionais relativos ao exame.



5 anos/20 anos/ indeterminad o
Se for documento de cunho puramente financeiro/contábil Art. 173 e 174 CTN. Se for documentos considerados integrantes de prontuário médico Art. 8º, Resolução do CFM n.º 1821/2007
5 anos para documento de cunho puramente financeiro
Se integrante de prontuário médico físico 20 anos
Se integrante de prontuário eletrônico indeterminado



GUIAS PROCEDIMENTOS AMBULATORIAIS
Formulários, comprovantes, relatórios de procedimentos e documentos anexos.


5 anos/20 anos/ indeterminad o
Se for documento de cunho puramente financeiro/contábil Art. 173 e 174 CTN. Se for documentos considerados integrantes de prontuário médico Art. 8º, Resolução do CFM n.º 1821/2007
5 anos para documento de cunho puramente financeiro
Se integrante de prontuário médico físico 20 anos
Se integrante de prontuário eletrônico indeterminado



GUIAS DE INTERNAÇÃO E ATENDIMENTO AMBULATORIAL EM PRÉ-PAGAMENTO
Formulários, relatórios médicos, comprovantes, comunicados e documentos complementares
.



5 anos/20 anos/ indeterminad o
Se for documento de cunho puramente financeiro/contábil Art. 173 e 174 CTN. Se for documentos considerados integrantes de prontuário médico Art. 8º, Resolução do CFM n.º 1821/2007
5 anos para documento de cunho puramente financeiro
Se integrante de prontuário médico físico 20 anos
Se integrante de prontuário eletrônico indeterminado
 

 
 
 
 
 
 


GUIAS DE INTERNAÇÃO E ATENDIMENTO AMBULATORIAL INTERCÂMBIO E CUSTO OPERACIONAL
Documentos de intercâmbio, comprovantes, relatórios de custo, anexos complementares.


5 anos/20 anos/ indeterminad o
Se for documento de cunho puramente financeiro/contábil Art. 173 e 174 CTN. Se for documentos considerados integrantes de prontuário médico Art. 8º, Resolução do CFM n.º 1821/2007
5 anos para documento de cunho puramente financeiro
Se integrante de prontuário médico físico 20 anos
Se integrante de prontuário eletrônico indeterminado




GUIAS DSO

Formulários, relatórios técnicos, comprovantes e anexos relacionados.


5 anos/20 anos/ indeterminad o
Se for documento de cunho puramente financeiro/contábil Art. 173 e 174 CTN. Se for documentos considerados integrantes de prontuário médico Art. 8º, Resolução do CFM n.º 1821/2007
5 anos para documento de cunho puramente financeiro Se integrante de prontuário médico físico 20 anos
Se integrante de prontuário eletrônico indeterminado




PRONTUÁRIO MÉDICO
Formulários, laudos, evoluções, exames, prescrições e todos os anexos clínicos



20 anos/se for físico. Indefinidame nte se digital
Art. 8º da Resolução nº 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina.
Se for meio eletrônico, arquivar indefinidamente



CONTRATO
Instrumento contratual, aditivos, anexos, histórico e comprovantes correlatos.


10 anos após rescisão contratual
Artigo 205 do Código Civil
 



Pontuários Médicos de atendimentos eletivos
Laudos, exames, prescrições, evoluções e documentos anexos.



20
anos/indefini damente
Resolução CFM nº 1.821/07
Se for meio eletrônico, arquivar indefinidamente
 

 



Boletim de atendimento
Registro de atendimento, anotações, relatórios e anexos.


20
anos/indefini damente
Resolução CFM nº 1.821/07
Se for meio eletrônico, arquivar indefinidamente








Exames diversos (Radiografia, Mamografia, Tomografia, Ecocardiograma, Eletrocardiograma, Teste ergométrico, Ultrassonografia, Eltroencefalo, Análise Clínica, Endoscopia, Holter, Urografia, etc.)
Imagens, laudos, relatórios, comprovantes e anexos complementares
.

20 (vinte) anos em formato físico e indeterminad o para formato digital
art. 7o. e 8º da Resolução nº 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina.
Se for meio eletrônico, arquivar indefinidamente
Imagens, laudos, relatórios, comprovantes e anexos complementares
.

20 (vinte) anos em formato físico e indeterminad o para formato digital
art. 7ª e 8o. da Resolução nº 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina.
Se for meio eletrônico, arquivar indefinidamente



Prontuários Médicos de atendimentos eletivos
Laudos, exames, prescrições, evoluções e documentos anexos.



indefinidame nte
Resolução CFM nº 1.821/07
Meio eletrônico
 
TABELA DE TEMPORALIDADE
 
 
 
 
 

 

ADMINISTRATIVO
Tipo de documento (nome)
Composição do documento
Tempo de guarda
Lei nº
OBS.

SEFIP
Guias SEFIP, comprovantes de envio, relatórios de FGTS e Previdência

30 anos
Art. 7º, inciso XXIX Constituição Federal; Lei 8.213/91

Manter versão digital e comprovantes de envio



DEMITIDOS
Documentação do desligamento, termo de rescisão, exames, recibos, comunicações obrigatórias



5 anos
Art. 7º, inciso XXIX Constituição Federal;

Guardar também registro de homologação, quando houver



BANCO DE HORAS
Registros de ponto, controles de horas, acordos individuais ou coletivos de compensação



5 anos
Art. 7º, inciso XXIX Constituição Federal;

Manter registro detalhado das compensações realizadas




SINDICAL
Guias de recolhimento sindical, comprovantes de pagamento, comunicações ao sindicato




5 anos
Art. 174 CTN; Art. 206, §
5 Código Civil.



Arquivar com documentos de relação trabalhista anual





EVENTOS
Registros de eventos internos, comunicados, avisos, atas e documentos administrativos relacionados a ocorrências internas





5 anos
Art. 174 CTN; Art.
206, § 5 Código Civil




Guardar versões digitais e anexos relacionados


ATESTADOS
Atestados médicos, justificativas de ausência,


10 anos
Art. 94, § 4º, Decreto 3.048/99.

Manter arquivado junto ao prontuário do empregado
 

 
 
declarações de comparecimento
 
 
 



P.P.R.A./L.T.C.A.T.
Programas e laudos de riscos ambientais, laudos técnicos, análises de insalubridade e periculosidade



30 anos
Art. 7º, inciso XXIX Constituição Federal; Lei 8.213/91

Guardar em conjunto com PCMSO e documentos correlatos


LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO
Registros das inspeções, notificações, anotações feitas por fiscais do trabalho



indeterminado
Legislação omissa com relação ao prazo de guarda do mesmo e considerando a sua finalidade, sugerimos que esse livro seja mantido por prazo indeterminado
Legislação não define prazo; recomenda-se guarda permanente devido à finalidade e histórico de fiscalização



DARF PIS 8301/IRPF 0561/ GPS DE TERCEIROS
Comprovantes de recolhimento, guias pagas, relatórios de apuração



10 anos
Arts. 3º e 10 Decreto-Lei 2.052/83.

Organizar junto às obrigações fiscais mensais


RAIS - RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS
Relatórios RAIS, comprovante de entrega, resumo anual


10 anos
Arts. 3º e 10 do Decreto- Lei 2.052/83.

Manter em conjunto com dados do eSocial



CIPA
Atas de eleição e posse, registros de reuniões, plano de trabalho, documentações de segurança



indeterminado
Legislação omissa com relação ao prazo de guarda do mesmo e considerando a sua finalidade, sugerimos que esse livro seja mantido por prazo indeterminado
Legislação omissa; recomenda-se guarda permanente, pois contém histórico de segurança e saúde
PROCESSOS TRABALHISTAS
Petições, provas, decisões e anexos.
2 anos após o trânsito em julgado
Art. 836 da CLT., Art. 975
Código de Processo Civil.
Guardar no setor jurídico.


Perícia
Documentos técnicos, laudos e anexos.


10 anos
Artigo 205 do Código Civil
Armazenar digitalmente.


Autorizações
Documentos autorizativos diversos.


10 anos
Artigo 205 do Código Civil
Guardar digital.
 

 
 
 
 
 
 


Cancelados
Registros de cancelamento, comprovantes.


10 anos
Artigo 205 do Código Civil
Arquivo simples.

Iepc/Pacientes Encaminhado
Arquivar com dossiê do paciente.

10 anos
Artigo 205 do Código Civil
Arquivar com dossiê do paciente.


Negativas/ Procedimento não liberado
Formulários, comprovantes, relatórios.



10 anos
Artigo 205 do Código Civil
Arquivo digital recomendado.

Requisões de transporte
Formulários e comprovantes.

5 anos
Art. 173 e Art. 174 do CTN
Arquivo físico ou digital.


Contrato Coletivo Encerrado
Instrumento e anexos.


10 anos
Art. 4º , Resolução Normativa 117/2005 da ANS.
Artigo 206, do CC.

Arquivo jurídico.


Carta de orientação ao beneficiário
Exemplares e comprovantes.


10 anos
Art. 4º , Resolução Normativa 117/2005 da ANS.
Artigo 206, do CC.
Arquivar com dossiê de beneficiários.


2ª via da planilha de cadastro de beneficiário
Planilhas e comprovantes.


10 anos
Art. 4º , Resolução Normativa 117/2005 da ANS.
Artigo 206, do CC.
Arquivo digital seguro.



Planilha de protocolo de entrega de documentos
Registros, comprovantes e planilhas.




10 anos
Art. 4º , Resolução Normativa 117/2005 da ANS.
Artigo 206, do CC.



Guardar digitalmente.
Recibo de Pagamento por emissão de 2ª via de cartão de beneficiário
Recibos e comprovantes.
10 (dez) anos, após o encerramento do contrato.
Lei nº 10.406/2002,
art. 205, Entendimento Jurisprudencial STJ.
Arquivar com histórico do contrato.
 

 
Solicitação de documentos por parte do beneficiário. Ex.: Solicitação de cópia de contrato.
Formulários e solicitações diversas.

10 (dez) anos, após o encerramento do contrato.
Lei nº 10.406/2002,
art. 205, Entendimento Jurisprudencial STJ.

Digitalizar sempre.
Carta de Declaração de Permanência no plano para realização de Portabilidade de Plano de Saúde
Formulários e declarações.
10 (dez) anos, após o encerramento do contrato.
Lei nº 10.406/2002,
art. 205, Entendimento Jurisprudencial STJ.
Arquivo digital.


Faturas de Intercâmbio recebidas de outras Unimeds
Faturas, comprovantes e relatórios.


5 anos / 3 anos
Art. 206, § 3º, inciso VIII,
§ 5 º Código Civil; Art. 18, inciso I Lei Federal 5.474/68.


Aplicar maior prazo

Extratos de movimentações Bancários
Extratos e comprovantes.

5 anos
Art. 206 do Código Civil
Legislação omissa com relação ao prazo de guarda do mesmo e considerando a sua finalidade, sugerimos que seja mantido por prazo de 5 anos.


Comprovantes de pagamentos
Comprovantes de quitação, recibos.


5 anos
Art. 206 do Código Civil.

Digital recomendado.
Notas Fiscais

NF-e,
comprovantes e anexos.




5 anos
Legislação omissa com relação ao prazo de guarda do mesmo e considerando a sua finalidade, sugerimos que seja mantido por prazo de 5 anos


Guardar com financeiro.



Faturas/Boletos


Cheques de clientes devolvidos
Cheques, comprovantes, comunicações.


5 anos
Art. 206 do Código Civil.


A Unimed deve cobrar judicialmente o cheque ou rescindir o contrato. Neste ultimo caso, arquivar por 5 anos.


Borderô
Registros financeiros e comprovantes


5 anos
Legislação omissa com relação ao prazo de guarda do mesmo e considerando a sua

Arquivar com financeiro.
 

 
 
 
 
finalidade, sugerimos que seja mantido por prazo de 5 anos
 



Alvará Bombeiro
Licenças e documentos complementares.



10 anos
Lei omissa em relação ao prazo de guarda – Art.
205 Código Civil

Arquivo físico/digital.



Alvará Municipal
Licenças e documentos complementares.



10 anos
Lei omissa em relação ao prazo de guarda - Art
205 Código Civil

Arquivo físico/digital.



Alvará Vigilância
Licenças e documentos complementares.



10 anos
Lei omissa em relação ao prazo de guarda - Art
205 Código Civil

Arquivo físico/digital.

Atas de Reunião do Conselho
Atas, registros e documentos.

Indeterminado
Lei omissa em relação ao prazo de guarda.
Matérias ou regras decididas se projetam no futuro

Arquivo permanente.


Certidão Estadual
Certidões e comprovações.


6 meses
Portaria CAT 135/2014
Renovar sempre que vencer.


Certidão FGTS (CRF)
Certidões e comprovações.


6 meses
Portaria conjunta RFB/PGFN 1751/2014
Renovar sempre que vencer.


Certidão Municipal
Certidões e comprovações.
 
Consultar Prefeitura do Município
Renovar sempre que vencer.


Certidão Receita Federal
Certidões e comprovações.


6 meses
Portaria conjunta RFB/PGFN 1751/2014
Renovar sempre que vencer.
 

 


Certidão Trabalhista
Certidões e comprovações.


180 dias
Artigo 642-A, § 4º., Lei 12.440/2011
Renovar sempre que vencer.




Contratos Sociais/Estatuto e Alterações

Documentos societários completos.




Indeterminado
Lei omissa em relação ao prazo de guarda, mas são documentos utilizados rotineiramente, iclusive, mesmo após encerramento de atividade


Uso contínuo — guardar permanentemente.




Cremesp


Documentos do conselho médico.




Indeterminado
Lei omissa em relação ao prazo de guarda, mas são documentos utilizados rotineiramente, iclusive, mesmo após encerramento de atividade


Guarda permanente.












PROPOSTA DE ADESAO CONTRATUAL
Propostas, formulários e comprovantes.


5 anos
Art. 4º da Resolução Normativa - RN nº 117/2005 da ANS.

Arquivar conforme norma.
Propostas, formulários e comprovantes.


5 anos
Art. 4º da Resolução Normativa - RN nº 117/2005 da ANS.

Arquivar conforme norma.
Propostas, formulários e comprovantes.


5 anos
Art. 4º da Resolução Normativa - RN nº 117/2005 da ANS.

Arquivar conforme norma.
Propostas, formulários e comprovantes.


5 anos
Art. 4º da Resolução Normativa - RN nº 117/2005 da ANS.

Arquivar conforme norma.
 

 


MOVIMENTAÇÃO BENEFICIARIOS
Planilhas, relatórios e comprovantes.


5 anos
Art. 4º da Resolução Normativa - RN nº 117/2005 da ANS.

Arquivo digital.

Processos Inativos
Dossiês e anexos.

Indeterminado
Lei omissa, porém sugerimos que guarde os documentos para caso de novos processos.
Recomendado preservar para referência futura.


Contratos Inativos
Contratos encerrados e anexos.


10 anos
Art. 205, do Código Civil

Arquivo jurídico.


Documentação ANS
Comunicados, relatórios, normativos.


Indeterminado
Lei Omissa. Mas nunca se sabe qual será o comportamento da ANS no futuro.
Nunca descartar sem análise.



Relatório de Processos

Registros e relatórios internos.



Indeterminado
Lei Omissa. A única interessada é a própria Unimed, de maneira que a seu critério estabelecera o prazo.
Uma alternativa é arquivar enquanto o processo estiver em andamento.



Guardar enquanto houver utilidade.