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Quando nos referimos aos fornecedores, relacionamos à homologação, gerenciamento estratégico do ressuprimento dos produtos, serviços e negociações para que sejam contratadas empresas idôneas, com as melhores práticas de mercado e sempre voltadas para obtenção do melhor custo-benefício para a Cooperativa.
O processo de compra de produtos ou aquisição de serviços é formado por etapas que estão descritas na Norma de Compras:
1º Recebimento dos itens aprovados por meio de solicitação de compras; 2ª Realização de cotações junto aos fornecedores; 3ª Avaliação e negociação dos valores e condições orçadas pelos fornecedores; 4ª Solicitação de aprovação do processo de compras conforme alçadas; 5ª Efetivação da planilha autorizada e envio do pedido aos fornecedores; 6ª Integração entre os sistemas Bionexo, Apoio Cotações e MV para gerar as Ordens de compras.
A responsabilidade do comprador é negociar e comprar os produtos, conforme marcas padronizadas, para os itens de estoque, visando a sustentabilidade financeira da Cooperativa. O comprador tem autonomia para comprar marcas que não sejam padronizadas em quantidade mínima para podermos avaliar a qualidade do produto e se podemos padronizá-lo. Quando elas estão em falta, a área técnica é consultada e valida outra marca a ser comprada, sempre de acordo com a disponibilidade de mercado.
Os fornecedores homologados para os produtos do estoque são avaliados por meio do sistema de farol que consta na plataforma de compras Bionexo ou Apoio Cotações. Para os medicamentos de alto custo é avaliado se o fornecedor tem a carta de credenciamento do laboratório para a comercialização da marca.
São utilizados para o processo de compras cinco sistemas, de acordo com cada particularidade de integração: ERP MV Soul, Plataforma Bionexo, Plataforma Plannexo, Plataforma Opmenexo, Plataforma Apoio Cotações e SoftExpert/MV.
Para efetuar uma compra, a solicitação deve estar preenchida com todos os requisitos necessários bem como com a aprovação eletrônica do gestor responsável.
A Comissão de Padronização de Materiais e Medicamentos realiza um trabalho de oportunidades e leva em conta a redução de custos com qualidade através da introdução de novas marcas, necessidade de padronização de algo novo, para atender legislação ou quando não possui nenhum produto que possa ser substituído. A ficha de solicitação de teste e padronização deve ser preenchida com as informações dos produtos, fornecedor, marca, valor, com controle de número, data e enviada para a Comissão de Controle de Infecção Hospitalar (CCIH) para dar continuidade aos testes junto as áreas responsáveis. A devolutiva quanto a aprovação ou reprovação é feita em reunião de comissão realizada mensalmente. O resultado deste trabalho em equipe gerou economia de R$372.173,24 no período de janeiro a dezembro de 2023.
A avaliação de fornecedores é realizada no ato do recebimento dos produtos por meio de questionário por formulário eletrônico. Avaliam-se questões comerciais, qualidade dos produtos e se a nota é espelho do pedido.
Caso alguma ocorrência seja identificada, o fornecedor é notificado via telefone e via e-mail para que o problema seja resolvido. Caso a solução imediata não seja possível, é realizada a recusa e as devoluções da nota e produto. Exemplo: no indicador de recebimento de notas de 2023 foram recebidas 4.439 notas. Foram devolvidas 10 notas parciais de medicamentos, 04 notas parciais de materiais, 35 notas integrais de medicamentos e 30 notas integrais de materiais.
Com o trabalho em 2023 a Cooperativa teve uma economia estimada em R$2.200.185,89. Negociações de custos evitados o total de R$1.765.239,91 (evitar reajuste de preços e trabalho junto ao cliente interno quanto a real necessidade de compra). O número estimado de fornecedores ativos em toda cadeia são 1.184 e o número total de fornecedores engajados com os quais realizamos alguma compra em 2023 foram 674, a maioria está localizada geograficamente no estado de São Paulo.
Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME)
A aquisição de produtos de OPME atende a linha cirúrgica da Cooperativa. Toda cirurgia que envolve Órteses, Próteses e Materiais Especais (OPME) necessita do crivo da Auditoria. Para facilitar a análise dos produtos e a liberação para os procedimentos cirúrgicos, implantou-se a padronização de acordo com os protocolos dos procedimentos e especialidades.
Com o alinhamento da padronização de produtos, foi definida como estratégia de negociação a homologação de fornecedores, cujo objetivo é identificar no mercado fornecedores com propostas de menor custo, qualidade e atendimento logístico que garanta o suprimento para as cirurgias.
Os fornecedores homologados são responsáveis por manter uma estrutura de atendimento de OPME diretamente no Hospital Unimed Americana para as cirurgias de emergência. Para isso, o estoque conta com produtos consignados e equipamentos comodatados para uso imediato.
Essas empresas também são responsáveis por fornecer OPME para as cirurgias de urgência realizadas em Hospitais Prestadores da nossa área de ação, tais como Hospital Santa Barbara em Santa Barbara d’Oeste e Hospital São Francisco em Americana.
O ano de 2023 foi marcado por um aumento no volume de compra de OPME em procedimentos realizados fora da nossa área de ação, uma prática de intercâmbio que tem sido intensificada na Cooperativa. Foram adquiridos pelo setor de Compras o material para 07 procedimentos realizados fora da nossa área de ação, destacando-se um caso de prótese customizada de buco maxilo facial e um caso de cirurgia de coluna via endoscopia. O número, embora pequeno, é significativo, pois valida a possibilidade da realização de negociações com fornecedores fora da nossa região, bem como uma tratativa de sucesso via intercâmbio junto à coirmã, que primeiro necessita autorizar a compra direta do material em sua área de ação. Mudanças significativas na organização e em sua cadeia de fornecedores
No ano de 2023 podemos evidenciar que o novo cenário contribuiu para a redução de consumo, desenvolvimento de novas marcas, despadronização de produtos e um trabalho de saneamento destes itens que consequentemente contribuíram para a queda da valorização dos itens no estoque através das tabelas abaixo:
Quanto ao giro de estoque (quantidade de vezes que os itens foram utilizados e repostos), considerou-se 0,63 em 2023. O resultado ainda é reflexo da Gestão de Risco da Pandemia e Gestão de Risco de Desabastecimento Pós-Pandemia diante do comportamento dos insumos no mercado.
A Política de Estoque visa a reposição dos itens consumidos. Porém, percebe-se que diante da realidade de mercado com todas as suas faltas, bem como as variações de consumo por conta da sazonalidade dos atendimentos, ainda se faz necessário o reforço do estoque para determinados itens, com o intuito de garantir o devido atendimento das unidades da Cooperativa.
Desta forma, existem muitos desafios no planejamento, pois a todo momento é preciso estudar o comportamento de consumo considerando diversos cenários, com o intuito de mitigar os erros que possivelmente ocorrerão.
Se fossemos avaliar o giro de estoque isoladamente pela entrada e saída de produtos dentro do mês, teríamos um cenário mais atrativo:
No ano de 2023 tivemos a redução da valorização do estoque, a melhoria significativa no giro de estoque dos nossos ofensores (Farmácia e Laboratório, devido aos itens da Covid-19), intensificamos o Saneamento dos produtos (otimização dos processos de suprimentos). Além disso, desenvolvemos várias marcas de produtos após a validação da área técnica, garantindo eficiência no controle de estoque e visando o melhor custo-benefício para a Cooperativa.
Ainda tivemos um reflexo da Gestão de Risco e de desabastecimento da Pandemia e Pós-Pandemia, do comportamento dos insumos no mercado mundial (matéria-prima), bem como as variações de consumo por conta da sazonalidade dos atendimentos, criticidade ou exclusividade do produto, sendo necessário o reforço do estoque para determinados itens, com o intuito de garantir o devido atendimento das unidades da Cooperativa.
O monitoramento contínuo dos fornecedores e outras forças da indústria é parte integrante dos nossos processos de gestão estratégica, pois possibilita a todos se manterem a par dos desenvolvimentos da indústria e das atividades competitivas, fazendo com que a área possa tomar ações estratégicas apropriadas e oportunas.
Vale ressaltar que vários itens não têm movimento no estoque ou é quase nulo, solicitamos saneamento da padronização junto ao hospital e temos a devolutiva que precisa ter no estoque por se tratar de item crítico no atendimento ao paciente. Como não há rotatividade em escala dos produtos, consequentemente não movimenta o item como deveria para ter um giro mais expressivo. É importante analisarmos criteriosamente a rotatividade do produto e o tempo de entrega do fornecedor.
Em 2023 tivemos redução de R$2,44 milhões na valorização do estoque comparada ao ano anterior. O resultado deste indicador faz parte da Gestão de Risco implementada na pandemia, com a necessidade do reforço do estoque de produtos da curva A (principalmente medicações e material hospitalares para o tratamento de pacientes críticos), ocorreu a redução significativa de demanda diante do controle do vírus, mudança do perfil de tratamento dos pacientes nas Unidades, a padronização de novas marcas e o intenso trabalho de redução dos custos nos hospitais em 2023.
Abaixo, exemplificamos por categoria os produtos de estoque de curva A (maior custo) e a representatividade no total da valorização de estoque finalizados em 2023:
O total da valorização dos produtos da curva A do estoque representam 78,21% do estoque = R$1.843.342,07 (sendo 327 itens).
A ação "Farmácia Solidária" realizada em parceria com a área de Sustentabilidade manteve-se em 2023, com a doação de medicamentos e materiais para clínicas e hospitais, sendo eles: Hospital São Francisco, Hospital Estadual de Sumaré, Santa Casa de Santa Barbara, Seara e Afonso Ramos, Hospital das Clínicas da Unicamp, Hospital Fornecedores de Cana, Hospital Mario Gatti, Centro de Terapia Renal de Santa Barbara, Clínica Davita de Nefrologia e Instituto Segumed de Campinas.
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