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A Unimed SA
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Quando nos referimos aos fornecedores, relacionamos à homologação, gerenciamento estratégico do ressuprimento dos produtos, serviços e negociações para que sejam contratadas empresas idôneas, com as melhores práticas de mercado e sempre voltadas para obtenção do melhor custo-benefício para a Cooperativa.
O processo de compra de produtos ou aquisição de serviços é formado por etapas que estão descritas na Norma de Compras:
A responsabilidade do comprador é negociar e comprar os produtos, conforme marcas padronizadas, para os itens de estoque, visando a sustentabilidade financeira da Cooperativa. O comprador tem autonomia para comprar marcas que não sejam padronizadas em quantidade mínima para podermos avaliar a qualidade do produto e se podemos padronizá-lo. Quando elas estão em falta, a área técnica é consultada e valida outra marca a ser comprada, sempre de acordo com a disponibilidade de mercado.
Os fornecedores homologados para os produtos do estoque são avaliados por meio do sistema de farol que consta na plataforma de compras Bionexo, Apoio Cotações ou Gt Plan. Para os medicamentos de alto custo é avaliado se o fornecedor tem a carta de credenciamento do laboratório para a comercialização da marca.
São utilizados para o processo de compras sete sistemas, de acordo com cada particularidade de integração: ERP MV Soul, Plataforma Bionexo, Plataforma Plannexo, Plataforma Opmenexo, Plataforma Apoio Cotações, Gt Plan e SoftExpert/MV.
Para efetuar uma compra, a solicitação deve estar preenchida com todos os requisitos necessários bem como com a aprovação eletrônica do gestor responsável.
A Comissão de Padronização de Materiais e Medicamentos realiza um trabalho de oportunidades e leva em conta a redução de custos com qualidade através da introdução de novas marcas, necessidade de padronização de algo novo, para atender legislação ou quando não possui nenhum produto que possa ser substituído.
A ficha de solicitação de teste e padronização deve ser preenchida com as informações dos produtos, fornecedor, marca, valor, com controle de número, data e enviada para a Comissão de Controle de Infecção Hospitalar (CCIH) para dar continuidade aos testes junto as áreas responsáveis. A devolutiva quanto a aprovação ou reprovação é feita em reunião de comissão realizada mensalmente.
O resultado deste trabalho em equipe gerou economia de R$ 220.232,62 no período de janeiro a dezembro de 2022, R$372.173,24 no período de janeiro a dezembro de 2023 e R$ 210.746,44 no período de janeiro a dezembro de 2024.
A avaliação de fornecedores é realizada no ato do recebimento dos produtos por meio de questionário por formulário eletrônico. Avaliam-se questões comerciais, qualidade dos produtos e se a nota é espelho do pedido.
Caso alguma ocorrência seja identificada, o fornecedor é notificado via telefone e via e-mail para que o problema seja resolvido. Caso a solução imediata não seja possível, é realizada a recusa e as devoluções da nota e produto. Exemplo: no indicador de recebimento de notas de 2022 foram recebidas 4.609 notas. Foram devolvidas 08 notas parciais de medicamentos, 03 notas parciais de materiais, 11 notas integrais de medicamentos e 30 notas integrais de materiais.
No indicador de recebimento de notas de 2023 foram recebidas 4.439 notas. Foram devolvidas 10 notas parciais de medicamentos, 04 notas parciais de materiais, 35 notas integrais de medicamentos e 30 notas integrais de materiais.
No indicador de recebimento de notas de 2024 foram recebidas 4.781 notas. Foram devolvidas 13 notas parciais de medicamentos, 17 notas parciais de materiais, 32 notas integrais de medicamentos e 53 notas integrais de materiais.
Com o trabalho em 2022 a Cooperativa teve uma economia estimada em R$2.084.790,17. Negociações de custos evitados o total de R$2.135.826,57 (reajuste de preços e trabalho junto ao cliente interno quanto a real necessidade de compra). O número estimado de fornecedores ativos em toda cadeia são 1.125 e o número total de fornecedores engajados com os quais realizamos alguma compra em 2022 foram 759, a maioria está localizada geograficamente no estado de São Paulo.
Com o trabalho em 2023 a Cooperativa teve uma economia estimada em R$2.200.185,89. Negociações de custos evitados o total de R$1.765.239,91 (evitar reajuste de preços e trabalho junto ao cliente interno quanto a real necessidade de compra). O número estimado de fornecedores ativos em toda cadeia são 1.184 e o número total de fornecedores engajados com os quais realizamos alguma compra em 2023 foram 674, a maioria está localizada geograficamente no estado de São Paulo.
Com o trabalho em 2024 a Cooperativa teve uma economia estimada em R$2.840.339,16. Negociações de custos evitados o total de R$340.262,07 (evitar reajuste de preços e trabalho junto ao cliente interno quanto a real necessidade de compra). O número estimado de fornecedores engajados com os quais realizamos alguma compra em 2024 foram 1003, a maioria está localizada geograficamente no estado de São Paulo.
Ósteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME)
A aquisição de produtos de OPME atende a linha cirúrgica da Cooperativa. Toda cirurgia que envolve Órteses, Próteses e Materiais Especais (OPME) necessita do crivo da Auditoria. Para facilitar a análise dos produtos e a liberação para os procedimentos cirúrgicos, implantou-se a padronização de acordo com os protocolos dos procedimentos e especialidades.
Com o alinhamento da padronização de produtos, foi definida como estratégia de negociação a homologação de fornecedores, cujo objetivo é identificar no mercado fornecedores com propostas de menor custo, qualidade e atendimento logístico que garanta o suprimento para as cirurgias.
Os fornecedores homologados são responsáveis por manter uma estrutura de atendimento de OPME diretamente no Hospital Unimed Americana para as cirurgias de emergência. Para isso, o estoque conta com produtos consignados e equipamentos comodatados para uso imediato.
Essas empresas também são responsáveis por fornecer OPME para as cirurgias de urgência realizadas em Hospitais Prestadores da nossa área de ação, tais como Hospital Santa Barbara em Santa Barbara d’Oeste e Hospital São Francisco em Americana. O ano de 2022 foi marcado pela retomada da isenção do ICMS para os produtos para saúde. Foi realizado um trabalho de negociação com os fornecedores no sentido de recuar o custo dos produtos, uma vez que o Governo do Estado de São Paulo voltou a zerar a alíquota deste imposto. No entanto, neste ano ainda estávamos enfrentando forte pressão no mercado devido à alta do dólar e inflação, o que influencia o custo do produto. Além disso, com a Guerra entre a Ucrânia e a Rússia, o mercado que ainda estava fragilizado com faltas dos produtos devido a Pandemia, continuou sofrendo com esta situação devido à escassez de matérias-primas. Diante de uma demanda maior que a oferta e o cenário mundial, observou-se um expressivo aumento no custo dos produtos, onde o recuo do imposto apenas ‘aliviou’ a situação. Ainda assim, com as negociações com os fornecedores e a manutenção das parcerias, foi possível recuar 100% do aumento devido ao imposto na linha de urologia e a economia estimada que tivemos no ano com as negociações foi de R$ 260.135,44. Com a retomada dos procedimentos eletivos pós pandemia Covid-19 em 2022, o uso de OPME superou todos os resultados dos últimos anos. Já neste ano foram realizados 2.387 procedimentos e em 2023 essa tendência se confirmou, foram realizados 2.437 procedimentos com uso de OPME. Além da quantidade de cirurgias realizadas, a complexidade dos procedimentos aumentou e com isso o uso de OPME não padronizado, materiais especiais normalmente relacionados especificamente ao procedimento a ser realizado e ou diferentes dos normatizados na Cooperativa. Neste sentido, verificado no histórico de compra a incidência de consumo de OPME não padronizado em aproximadamente 13% das cirurgias. Deste resultado podemos destacar os procedimentos realizados com o uso de OPME customizado para o beneficiário, ou seja, fabricado especialmente para o seu atendimento e procedimentos com uso de neuroestimuladores e implantes cocleares, sendo estes os que possuem maior custo por procedimento. No ano de 2021 a Cooperativa passou a adquirir os materiais especiais relacionados aos procedimentos de hemodinâmica realizados na área de ação. Este uso é realizado no UNICOO Hemodinâmica alocado no segundo andar do Hospital Unimed Americana. Desde então também é possível observar no histórico de compra um aumento da incidência na compra de OPME para estes procedimentos. Em 2022 foram 60 procedimentos, enquanto em 2023 o resultado foi de 74 procedimentos. A linha de produtos de OPME utilizados na Hemodinâmica são considerados de alto custo e podemos destacar, por exemplo, o uso de válvulas transcateter (TAVI), endopróteses abdominais e procedimentos de embolização de aneurisma cerebral com uso de stents e micromolas. O ano de 2023 foi marcado por um aumento no volume de compra de OPME em procedimentos realizados fora da nossa área de ação, uma prática de intercâmbio que tem sido intensificada na Cooperativa.
Em 2023 foram adquiridos via área de Compras o material de OPME para 07 procedimentos realizados fora da nossa área de ação, destacando-se um caso de prótese customizada de buco maxilo facial e um caso cirurgia de coluna por via endoscopia. O número embora pequeno é significativo, pois válida a possibilidade da realização de negociações com fornecedores fora da nossa região, bem como uma tratativa de sucesso via intercâmbio junto à co-irmã que primeiro necessita autorizar a compra direta do material em sua área de ação.
No ano de 2024 foi dado continuidade a essa prática. Foram realizadas as compras de 09 procedimentos fora da nossa área de ação, sendo dois deles fora do estado de São Paulo, um no Rio de Janeiro e outro em Pernambuco. Outros 03 casos foram negociados ao longo de 2024 e a realização dessas cirurgias ainda acontecerá no primeiro trimestre de 2025, sendo duas delas em Piracicaba e a terceira em Jundiaí.
Mudanças significativas na organização e em sua cadeia de fornecedores
No ano de 2022 podemos evidenciar que tivemos redução de consumo e consequentemente valorização dos itens no estoque. No ano de 2023, o novo cenário contribuiu para a redução de consumo, desenvolvimento de novas marcas, despadronização de produtos e um trabalho de saneamento destes itens que consequentemente contribuíram para a queda da valorização dos itens no estoque. Já no ano de 2024 evidenciamos que se manteve o cenário que contribuiu para a redução de consumo, desenvolvimento de novas marcas, despadronização de produtos e um trabalho de saneamento destes itens que consequentemente contribuíram para a queda da valorização dos itens no estoque através das tabelas abaixo: Laboratório
Quanto ao giro de estoque (quantidade de vezes que os itens foram utilizados e repostos), segue comparativo 2022, 2023 e 2024:
A Política de Estoque visa a reposição dos itens consumidos. Porém, percebe-se que diante da realidade de mercado com todas as suas faltas, bem como as variações de consumo por conta da sazonalidade dos atendimentos, ainda se faz necessário o reforço do estoque para determinados itens, com o intuito de garantirmos o devido atendimento das Unidades da Cooperativa.
Desta forma, existem muitos desafios no planejamento, pois a todo momento é preciso estudar o comportamento de consumo considerando diversos cenários, com o intuito de mitigar os erros que possivelmente ocorrerão.
Se fossemos avaliar o giro de estoque isoladamente pela entrada e saída de produtos dentro do mês, teríamos um cenário mais atrativo:
No ano de 2023 tivemos a redução da valorização do estoque, a melhoria significativa no giro de estoque dos nossos ofensores que era a Farmácia e o Laboratório devido aos itens do Covid, intensificamos o Saneamento dos produtos (otimização dos processos de suprimentos). Além disso, desenvolvemos várias marcas de produtos após a validação da área técnica, garantindo assim eficiência no controle de estoque visando melhor custo-benefício para a Cooperativa.
Ainda tivemos um reflexo da Gestão de Risco e de desabastecimento da Pandemia e Pós Pandemia, do comportamento dos insumos no mercado mundial (matéria-prima), Guerra, bem como as variações de consumo por conta da sazonalidade dos atendimentos, criticidade ou exclusividade do produto sendo necessário o reforço do estoque para determinados itens, com o intuito de garantirmos o devido atendimento das Unidades da Cooperativa.
O monitoramento contínuo dos fornecedores e outras forças da indústria é parte integrante dos nossos processos de gestão estratégica, pois possibilita a todos se manterem a par dos desenvolvimentos da indústria e das atividades competitivas, fazendo com que a área possa tomar ações estratégicas apropriadas e oportunas.
Vale ressaltar que vários itens não têm movimento no estoque ou é quase nulo, solicitamos saneamento da padronização junto ao Hospital e temos a devolutiva que precisa ter no estoque por tratar-se de item crítico no atendimento ao paciente. Como não há rotatividade em escala dos produtos consequentemente não movimenta o item como deveria para ter um giro mais expressivo. É importante analisarmos criteriosamente a rotatividade do produto e o tempo de entrega do fornecedor.
Em 2023 tivemos redução de R$2.44Mi na valorização do estoque comparada ao ano anterior. O resultado deste indicador faz parte da Gestão de Risco implementada na Pandemia com a necessidade do reforço do estoque de produtos da curva A (principalmente medicações e material hospitalares para o tratamento de pacientes críticos), ocorreu a redução significativa de demanda diante do controle do vírus, mudança do perfil de tratamento dos pacientes nas Unidades, a padronização de novas marcas e o intenso trabalho de reduçaõ dos custos nos hospitais em 2023.
Abaixo exemplificamos por categoria os produtos de estoque de curva A (maior custo) e a representatividade no total da valorização de estoque finalizados em 2023:
O total da valorização dos produtos da Curva A do estoque representam 78,21% do estoque = R$1.843.342,07 (sendo 327 ITENS)
A ação “Farmácia Solidária” realizada em parceria com a área de Sustentabilidade manteve-se em 2023, com a doação de medicamentos e materiais para clínicas e hospitais, sendo eles: Hospital São Francisco, Hospital Estadual de Sumaré, Santa Casa de Santa Barbara, Seara e Afonso Ramos, Hospital das Clínicas da Unicamp, Hospital Fornecedores de Cana, Hospital Mario Gatti, Centro de Terapia Renal de Santa Barbara, Clínica Davita de Nefrologia e Instituto Sehumed de Campinas.
No ano de 2024 contribuiu para a manter a redução da Valorização do Estoque, a melhoria significativa no Giro de estoque dos nossos ofensores que eram a Farmácia e o Laboratório, intensificação do trabalho de Saneamento dos produtos (otimização dos processos de suprimentos) e desenvolvimento de várias marcas de produtos após a validação da área técnica, garantindo assim eficiência no controle de estoque visando melhor custo-benefício para a Cooperativa.
Nós tivemos um momento histórico para a área de Suprimentos onde o Giro do estoque do CD atingiu a meta e isto é motivo de muito orgulho para nós e certifica que estamos no caminho certo para uma Gestão de estoque cada vez mais eficiente.
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