Apuração de custos indiretos

Os custos indiretos são aqueles que, embora indispensáveis ao funcionamento da instituição, não podem ser atribuídos de forma direta e imediata a um único paciente, procedimento, serviço ou centro de custo. Enquadram-se nessa categoria despesas como energia elétrica, segurança, limpeza, manutenção predial, aluguel, tecnologia da informação (impressões), apoio administrativo e salários de áreas de direção e supervisão. Por sua natureza compartilhada, esses custos precisam ser distribuídos entre os diversos setores por meio de critérios de rateio tecnicamente definidos, buscando refletir, da forma mais fiel possível, o consumo dos recursos por cada área da organização.
Na prática, essa distribuição pode ocorrer por diferentes metodologias conforme mencionado na sessão 4.3 Metodologia: Custeio por Absorção Hospitalar

7.2 Etapas da apuração de custos indiretos
Assim, a apuração dos custos indiretos envolve três etapas essenciais: a identificação dos gastos compartilhados, a definição de critérios ou direcionadores adequados de distribuição e a alocação proporcional desses valores entre os centros de custo ou objetos de custeio. Enquanto o custeio por absorção oferece uma visão mais tradicional e consolidada da distribuição dos custos, o ABC proporciona uma análise mais detalhada e gerencial, especialmente útil em instituições complexas, como hospitais, onde múltiplas atividades de apoio influenciam diretamente o custo dos serviços assistenciais.

Exemplos mais detalhados de rateio:
a) Energia elétrica: Pode ser rateada com base na área (m²) ou no tipo de consumo. Por exemplo, o centro cirúrgico e a UTI costumam consumir mais energia por conta de equipamentos ligados continuamente, então podem receber um peso maior no rateio em comparação com áreas administrativas.
A Engenharia Clínica Hospitalar geralmente tem um mapa detalhado do consumo dos equipamentos de maior porte, e a Engenharia Hospitalar ( ou Manutenção Hospitalar ) geralmente tem um mapa detalhado do consumo de carga de iluminação e em tomadas para equipamentos de menor porte. É importante envolver essas áreas na definição do critério de rateio para que o critério se aproxime da realidade de consumo de energia.
Caso o hospital tenha fonte geradora de energia e venda energia para a concessionária, a receita obtida na venda é um tipo de receita não operacional, que não deve entrar no cálculo como receita, mas da mesma forma que o custo da estrutura necessária para gerar a energia deve ser contabilizada como custo, a receita gerada pela venda da energia deve ser abatida do custo geral com energia.
b) Aluguel e ou custo de manutenção do prédio: Dividido conforme o tamanho de cada setor. Uma unidade de internação com vários leitos ocupará mais espaço e, portanto, absorverá uma parcela maior do custo do que um pequeno ambulatório.
c) Limpeza e higienização: Pode ser distribuída pela área, m², ou pelo nível de criticidade. Por exemplo, o centro cirúrgico exige limpeza mais rigorosa e frequente, então pode ter um custo proporcionalmente maior do que áreas administrativas.
A Área de Limpeza e Higienização geralmente tem um mapeamento completo do empenho de recursos para higienização, que utiliza para dimensionar o quadro de pessoal (carga de pessoal) por turno, que é utilizada para definição da escala dos colaboradores, ou para dimensionamento do pagamento dos prestadores de serviços terceirizados. É recomendável que participe da definição dos critérios de distribuição desses custos.
d) Recursos Humanos (RH): Custos como recrutamento, folha de pagamento e benefícios podem ser rateados pelo número de funcionários. Um setor com 100 colaboradores terá uma parcela maior desse custo do que um setor com 10.
A Área de Recursos Humanos geralmente possui um mapeamento dos cargos que oneram mais os processos seletivos e os processos de gestão de absenteísmo, treinamento e outras atividades que influenciam mais ou menos a estrutura de RH hospitalar. Os colaboradores que atuam em áreas de maior risco de acidentes, por exemplo, costumam demandar maior esforço da área de RH. É recomendável que a área de RH participe da definição dos critérios de rateios desses custos.
e) Tecnologia da Informação (TI): Pode ser distribuída conforme o número de computadores, acessos ao sistema ou complexidade dos sistemas utilizados. Por exemplo, áreas assistenciais que usam prontuário eletrônico intensivamente podem absorver mais custo do que setores com uso limitado.
Algumas áreas hospitalares demandam custos muito acima da média em relação aos demais. É o caso da área de marketing, que costuma fazer uso de uma série de sistemas de informação além do HIS, ou mais recentemente das áreas que utilizam IA, que além do custo da assinatura do aplicativo, geralmente oneram significativamente os custos com processamento e armazenagem de elevado volume de dados, inclusive energia elétrica no caso de estruturas que não se hospedam na nuvem. É recomendável que a área de TI participe da definição dos critérios de rateios desses custos.
f) Manutenção de equipamentos: Rateada pelo tempo de uso ou quantidade de procedimentos. Um tomógrafo, por exemplo, terá seu custo distribuído entre os setores que mais utilizam o equipamento, como pronto atendimento e internação.
As áreas de Engenharia Clínica e de Engenharia Hospitalar (ou Manutenção) tem na rotina o controle da quantidade de ordens de serviços de manutenção corretiva, preventiva e preditiva, cada uma com os ativos de sua responsabilidade, o custo do serviço e dos insumos de cada evento de manutenção, e os custos dos insumos de funcionamento dos equipamentos de grande porte. É recomendável que estas áreas participem da definição dos critérios de rateio desses custos.
g) Segurança patrimonial: Pode ser dividida pela área total ou pelo nível de necessidade de cada setor. Áreas com maior circulação de pessoas, como pronto atendimento, podem demandar mais vigilância.
A Zeladoria Hospitalar geralmente tem um mapeamento detalhado do empenho de colaboradores e de terceiros distribuídos em cada ponto de presença física, e na central de monitoração de câmeras e sistemas. É recomendável que a Zeladoria participe da definição dos critérios de rateios desses custos.
h) Custos administrativos gerais e financeiros: Como diretoria, financeiro e faturamento, podem ser rateados com base no número de atendimentos ou volume de produção. Um setor com grande número de pacientes tende a demandar mais apoio administrativo. Considerar despesas bancárias e tributárias.
É importante que despesas não sejam consideradas como parcelas de custos nos processos de apuração de custo por procedimento. Despesas são gastos a serem considerados na análise de rentabilidade de unidades de negócios e no cálculo de fatores de custos de instalações físicas, mas no cálculo de custo devem ser considerados apenas os custos, diretos e indiretos – somente custos.

Exemplo prático consolidado: Imagine a conta mensal de energia de um hospital. Ela pode ser distribuída assim:
  • 40% para áreas assistenciais de alta complexidade (UTI e centro cirúrgico),
  • 30% para internação,
  • 20% para pronto atendimento,
  • 10% para áreas administrativas.
Esse tipo de distribuição permite refletir melhor o consumo real de cada setor.

Antes de qualquer estudo deve-se levar em consideração o perfil epidemiológico do hospital. No caso acima, trata-se de uma organização com perfil cirúrgico.

A correta apuração dos custos indiretos, com critérios bem definidos, é fundamental para garantir justiça na distribuição dos gastos, melhorar a gestão financeira e apoiar decisões estratégicas dentro do hospital.
OBS: No que tange a melhor escolha de método de rateio é importante salientar que o ABC demanda maior acuracidade sobre despesas estabelecidas sobre um determinado setor (Ex: Funcionários da limpeza que atuam em uma UTI. Pois estes funcionários possuem despesas específicas como Insalubridade). Pois nestes casos a despesa não seria rateada e sim direcionada para aquele centro de custo. 

Importante: neste exemplo, é fundamental antes de fazer o rateio do valor da conta pelas unidades de negócios hospitalares, abater do valor (subtrair dele) o consumo de unidades que não são hospitalares, caso a conta seja única. Por exemplo: se a conta de energia é única do edifício, mas o edifício tem uma Clínica de APS, uma Clínica de Terapia ABA, um ambulatório, e outras unidades que não são hospitalares, deve-se abater do total da conta o consumo correspondente desta unidade antes de realizar o rateio. Como neste caso provavelmente essas unidades de negócios não devem ter medidores de energia separados, é recomendável que a Área de Engenharia seja envolvida para estabelecer o redutor de valor que deve ser aplicado no valor total da conta.